はじめての予算管理！プロから学ぶ、予算管理の進め方のポイントとは

Manageboardでは、「はじめての予算管理　～プロから学ぶ、予算管理の進め方のポイントとは！数々の予算管理立ち上げを支援してきたノウハウを徹底解説！～」セミナーを開催しました。本セミナーでは、予算管理をこれから始めるにあたって「何から始めれば良いかわからない」というお声にお答えいたします。弊社がこれまで培ってきた予算管理の立ち上げと成功するためのコツをお伝えします。

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予算管理を成功させる方法

予算管理を成功させる方法は2つあります。

1．予算管理の目的を明確にする

予算管理という用語は一般的に浸透していますが、その目的や意義が明確に会社全体へ共有されている企業は少ないです。予算管理は必要な活動ですが、誰が何のために行うのかという点が明確に言語化されていない場合は、まずは目的を明確にする必要があります。

2．アンチパターンを踏まない

アンチパターンとは、言い換えると「失敗パターン」です。つまり成功させるために何をするかということです。裏を返すと、失敗を回避するために何をすべきか。失敗パターンを把握し、それを回避することが重要です。

それぞれについて、下記にて詳しく解説いたします。

予算管理の目的を明確にする

まず始めに、予算管理の目的を明確にしましょう。一般的な予算管理の目的を3つご紹介します。

１．経営・事業コントロール

予算管理は、経営目線において当該事業の当期利益と売上の見込みを把握し、それに基づいて個人的リソースや資金の配分を決定することができます。また、事業目線においてどのような戦略・戦術をとり、資源をどこに配置するかが予算管理によって変わってくることがあります。これらのことから、予算管理は経営・事業コントロールを行うための有力な手段の一つであると言えます。

２．利益・キャッシュフロー管理

利益やキャッシュフローの管理を目的に予算管理を行う場合も多くあります。具体的には、当期利益がどれくらい見込めるのか、新規事業にどれくらいの投資を行うべきか、そしてその投資によってどの程度のリターンを得られるのか、などが予算管理の範疇に含まれると考えられています。こうした課題を管理するために、予算管理を行うことが一般的です。

３．利害関係者（株主、金融機関等）への説明

ここでいう利害関係者とは株主や金融機関のことを指します。

たとえば、上場企業では、市場にコミットするために予算達成度が重要な要素となるため、予算管理を行う動機が強く働きます。また、金融機関から融資を受けている企業では、金融機関から予算の達成度合いや進捗状況の説明が求められるため、予算管理は説明のツールとして使用されることもあります。このような観点から、利害関係者への説明のツールとして予算管理を用いるケースが多く見られます。

これら3つの目的は一般的であり、予算管理の目的として正しいものです。しかし、私たちは、本質的な目的が別に存在していると考えています。

予算管理の本質的な目的とは

予算管理の本質的な目的は、企業が達成したいミッションや経営理念を実現することであると考えています。そのため、企業が実現したい目標を達成するために予算管理が必要不可欠となります。

一般的に、予算管理は作業や月次のルーティンとして認識されることがありますが、効果的に予算管理を行うことで会社のミッションや経営理念の達成に近づくことができます。ミッションを達成するためには当然ミッション達成するための事業計画が必要です。

これらをまとめ、ミッション達成のための事業計画を数字で言語化したものを「予算」、予算の作成から進捗を管理する手法をまとめて「予算管理」と整理しております。

予算管理はあくまでも手段の一つです。なぜ行う必要があるのかを会社のメンバーと共有し、理解することが重要です。予算は会社のミッションを達成する為に存在し、その予算を用いた事業の進捗管理を通してミッション達成に向かっていくという本質的な目的を、会社のメンバーと共有することで、より効果的な予算管理を行うことができるでしょう。

※縦軸が事業成長軸、横軸が時間です。左下の今企業が立っている現在地から、右上のミッションや経営理念に向かって、日々の事業活動を示した図となります。

アンチパターンを踏まない

次に、成功するためには失敗パターンを把握し、それを回避することが重要です。私たちは過去に多くの企業の予算管理を支援してきました。様々な企業様のパターンを見てきた経験から、失敗する可能性が高い傾向を2点紹介します。

１．予算至上主義
・予算の達成が目的になってしまっている

２．予算管理の形骸化
・予算管理の資料を作成するのに1ヵ月以上かかる
・資料を作成するだけの作業になってしまっている

それぞれについて詳しく解説いたします。

1.予算至上主義

失敗パターンの1つ目は「予算至上主義」です。予算至上主義とは、予算達成が全ての目的であるかのような考え方です。予算管理を通して問題や課題を特定し解決することが重要であるという、そもそも持つべき視点を見失っている状態です。

予算管理の役割は、差異分析、差分に対する問い、課題発見、改善アクション、モニタリングのサイクルを効果的かつ効率的に回すことであり、課題を特定し解決すること、これにより事業を成長させる事に他なりません。

例えば、営業の場合は売上目標の達成を求めるプレッシャーや、KPIやノルマなどの指標を持ち、それを達成するためにアポイントメントや訪問数の目標を設定することが一般的です。予算達成のための計画立案や進捗管理が行われますが、予算達成に過剰にフォーカスすることで、本来の目的を見失うことがあります。

予算管理は、単に予算を達成するだけではなく、問題の根本原因を特定し、具体的なアクションを取ることが必要です。予算達成のために何をすべきかや進捗状況の確認も含まれます。

予算管理の成果を左右するのは、単に予算を達成するか否かではなく、持続的な課題解決のための取り組みができるかどうかです。予算管理を企業の成長に繋げるためには、適切な問いを立て、課題を発見し、改善のアクションを継続的に行うことが重要です。

予算管理サイクルの活用例

具体的な、予算管理サイクル（差異分析、差分に対する問い、課題発見、改善アクションのモニタリング）の例をご紹介します。下記図をご覧ください。

予算2310万円、実績1990万円と予算と実績に320万円の「差異」があります。予算と実績に差異がある場合、それは「課題」と呼ぶことができます。課題を見つけたら、その原因を特定し、解決策を明確にする必要があります。解決策が明確になれば、解決するための具体的な「改善アクション」を取り、アクションの実施結果を「モニタリング」します。このサイクルを継続的な改善を行うことが重要です。資料表を作って終わりではなく、課題をつぶすために何をやるのか、どう継続するかに主眼を置くことが成功の鍵です。

2.予算管理の形骸化

失敗パターンの2つ目は次に「予算管理が形骸化」です。予算管理が形骸化してしまう理由は、タイムリーな分析ができていないことが主な要因です。

例えば、1月に去年11月の数字を分析しているというのは、タイムリーとは言い難いと思います。タイムリーかどうかの判断基準は人や企業によって異なるかもしれませんが、少なくとも1か月以上遅れている場合にはタイムリーではないと言えます。

タイムリーに分析ができていないと、予算管理が形骸化することにつながります。なぜなら、遅れた分析結果では、既に解決された課題や、現在は課題ではない可能性があるためです。

では、なぜタイムリーな分析が行えないのでしょうか。

理由を掘り下げると、試算表の確定に時間がかかっていることがその一つの理由として挙げられます。

試算表の確定は予算管理において重要なポイントであり、タイムリーに月次決算を締めることが必要です。また、試算表を5営業日で閉めることができても、予算管理の資料作成に1~2週間かかっていると分析がタイムリーにできないこともあります。

予算管理の資料作成に時間を要してしまう理由は様々ありますが、代表的な理由は、人的リソース不足や表計算ソフトのメンテナンス等が挙げられます。

予算管理資料の作成に時間を要し、タイムリーに分析を行えない状態となると、予実分析自体が意味を成さなくなります。予算管理の形骸化を防ぐ為にも、定期的にタイムリーな読予実分析が出来ているかを振り返り、予算管理の形骸化を防ぎましょう。

これから予算管理を始める際のポイント

これから予算管理を始める場合の進め方について解説します。予算管理の始め方は様々なアプローチ方法がありますので、ここでは代表的なものを簡単に解説いたします。

まず、予算管理は大きく「予算編成」「予算統制」の2つのフェーズに分けられます。

予算編成

始めに、予算を作る「予算編成」フェーズです。予算編成では2つのポイントがあります。

スケジュールを立てる

1つ目は、年間スケジュールをたてることです。

資料作成に取り掛かる前に、年間スケジュールを作成します。最初に計画を立てることが重要です。具体的には、予算の作成にかかる日数や毎月のスケジュール、試算表の作成に必要な営業日数、予実管理の会議の開催タイミングなどを明確に計画し、それをメンバーへ共有しましょう。

エクセルなどを使ってガントチャート形式で作成する方法もありますが、自分たちのニーズや使いやすさに合わせて、適切な方法を選ぶことが重要です。

たとえば、3月決算の企業が試算表を作成するタイミングは、大きい会社や予算管理に時間を要する会社の場合、早ければ夏頃から次年度予算を立て始めます。小規模な会社やこれから予算管理を始める会社の場合、1月〜3月に予算を立てることも多くあります。会社の状況を鑑みて、スケジュールを立てることがポイントです。

次年度の予算を策定

2つ目は、次年度の予算を策定することです。

予算は一般的に損益計算書をイメージされる方が多いですが、損益計算書予算と併せて、資金（キャッシュフロー）予算も作成することが重要です。

「損益計算書予算」と「資金（キャッシュフロー）予算」の策定手順として、代表的な例を以下に記します。

• 損益計算書予算

損益計算書予算は前年の実績を参照します。前年と全く同じ数字で仮置きし、前年から状況が変わる部分をアップデートします。予算を全て積み上げて作成するのはとても労力が必要な作業です。前期実績がある場合は、前年の実績を参照しながら当期の損益計算書予算をブラッシュアップしていく方法をおすすめします。

創業年度で前期予算がない場合は積み上げで作成します。 売上見込みやコスト見込みをそれぞれロジックを立て積み上げて作成します。とはいえ、創業当初は予測が付かない事が多いかと思います。1年目は精緻なものではなく、予測程度の簡単なものから始める事を推奨します。

• 資金（キャッシュフロー）予算

まずは、PLベースでどれくらい利益が出るかを算出します。簡易な方法は、当期純利益に減価償却費を加えたものがPL上のキャッシュフローとなるので、これをベースに借入金がある場合は毎月の返済額を引き、簡単なキャッシュフロー予算を作成することをおすすめします。PLが変わればキャッシュフローも変わるという連動関係にあるため、PLの予算を作る以上に難易度が高くなります。まずは簡単な方法からキャッシュフロー予算をたてることを推奨します。

ここでの注意点としては、いきなり精緻な数値を作ろうとすると本当に大変な作業のため、作ることが目的になってしまいます。そのため、大雑把でもいいので手元にある情報の中から簡単なものを作っていくことがおすすめです。

予算統制

予算編成フェーズで予算を作成した後、月次で予実管理を実施する「予算統制」を行いましょう。

予実管理は週次で行う事が理想ですが、どのように集計するか、どのようにデータを持つか、など難易度はとても高いかと思います。少なくとも月次で予実管理を実施することをおすすめします。

具体的な役割やフロー

ここまで、「予算編成」「予算統制」の2つのフェーズについてご紹介してきましたが、具体的に、誰がどういう役割をどういうフローで行っていくのか、具体例をあげながら解説します。 

予算編成サイクル

まず初めに、予算を作る予算編成のフローの具体例をご紹介します。下記図をご覧ください。

一般的に、経営陣、経理・経営企画、事業部・部門責任者、この3つの役割がある会社は、このようなフローで予算を確定していきます。長いフローを経て予算管理を行う事を加味すると、部門や事業が多い会社であれば予算策定に半年かかるのも頷けるかと思います。

今回、図でご紹介したのは折衷型の予算策定フローですが、予算策定には3つの種類がありますのでご紹介します。

• 折衷型
  • 経営陣によるトップダウンと事業部によるボトムアップの折衷型で予算を策定する方法
• 経営陣による完全なトップダウン
  • 経営陣が部門の数字も含めて予算を決め、事業部の責任者はその予算を受け取る方法
• ボトムアップ
  • 部門責任者・事業部責任者から数字を作り、積み上げ形式で数字を作っていく方法

3つの方法に優劣は存在しませんが、日本企業の多くは折衷型で予算を策定することが多いです。

月次予算統制サイクル

次に、月次の予算統制（予実分析）サイクルのフローについてご紹介します。月次の予算統制サイクルでは経理・経営企画を中心にコスト科目を含む財務諸表数値を対象に予算実績差異分析を行います 。

まず、 経理・経営企画が月次の実績を集計し再分析を行います。年間着地予測のアップデートを行い、レポートを作成。そのレポートを経営陣や事業部・部門責任者に配布し、事業部の責任者は改善のアクションを立案して実行するサイクルを行います。これが、一般的な月次の予算調整・予実管理のサイクルになります。

週次予算統制サイクル

最後に、週次の予算統制（予算管理）サイクルについてご紹介します。週次のサイクルで予実分析を行うことで、事業部を中心にタイムリーに効果的なアクションプランの立案・実行が可能となります

予算管理を週次で行う会社は少ないと思われるかもしれませんが、弊社は週次の予算統制サイクルを実施しています。弊社の週次予算統制では、各部門の責任者が売上KPIのみを週次で集計・報告しています。週次で実施する理由は、タイムリーにより効果的なアクションプランの立案ができるからです。12月の数字を12月中に見る方が当然タイミングとしては早くなり、効果的なアクションを実施できます。

週次で実施する場合、当然その月の月次決算が締まっていません。多くの会社が売上のKPIを事業部に持たせている場合が多いかと思いますので、月次決算が締まっていなくても、 KPIなど手元にあるデータの実績を集計・分析を行います。そして、分析から立案したアクションプランを記したレポートを作成し、経理・経営企画を通じて経営陣にレポートを共有していく流れが週次予算統制サイクルです。

経営陣は、週次で事業部の実績数字を集計し報告してもらうことで、タイムリーかつ正確な情報を得ることができます。これにより、早めに問題点を把握し、効果的なアクションプランを立案・実行することができます。

より効果的に予算管理を行っていくには週次単位が最も良いですが、週次は難しいケースも多々あるかと思います。少なくとも月次単位で予算管理を実施しましょう。

まとめ

これまでのポイントをまとめると、予算管理を成功させるためには、まず予算管理の本質的な目的を明確にし、会社内で認識を合わせる事。つづいて、アンチパターンを踏まないように注意する必要があります。さらに、予算編成フェーズよりも予算統制フェーズが重要であることを認識し、タイムリーに予算統制ができる仕組みを整えるために、試算表確定、資料作成、会議体設計などの準備を行うことが必要です。

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株式会社ナレッジラボ
開発本部CPO室 室長
税理士 / 米国公認会計士

日米の会計事務所勤務を経て、Big4税理士法人にて国際税務アドバイザリー業務に従事。2020年7月に株式会社ナレッジラボに入社し、Manageboardのカスタマーサクセス責任者を経て、現在はCPO室にてプロダクトマネジメントに従事。