エクセルを使った予実管理表の作成方法は？分析や意思決定のポイントも解説（テンプレート付）

予実管理は、ビジネスにおいて非常に重要な要素です。

計画と実績のギャップを把握し、適切な対策を講じるための仕組みです。

今回は、Excelを活用して効果的な予実管理表を作成する方法について詳しく解説します。

基本的な構造・作成手順・分析や意思決定に役立つポイントも取り上げ、実践的な知識を提供します。

Excelをの特性を活かしながら、明確でわかりやすい予実管理を実現するためのステップを見ていきましょう。

予実管理表とは

予実管理表は、企業やプロジェクトにおいて、予定と実績を比較するためのツールです。この表を使用することで、計画した目標に対する実際の進捗を把握しやすくなります。

具体的には、予実管理表は予算やプロジェクトの進捗、期間、コストなどを視覚的に整理する役割を果たします。予算の枠内でプロジェクトを進めることや、目標設定に対して現状の達成度を確認することが可能です。

実際の数字やデータを見比べることで、より正確な判断ができます。

これによって、迅速に対応策を講じるための情報を提供します。

予実管理表の目的

予実管理表の主要な目的は、計画と実績のギャップを把握し、それに基づいて適切な経営戦略や意思決定を行うことです。

企業や団体が設定した目標に対する達成状況を把握することで、次のステップや改善点を見出す助けとなります。

予実管理表の重要性

予実管理表は、財務面だけでなく、プロジェクト管理全般においても重要な役割を果たします。

例えば、データに基づいた分析が行えるため、経営陣やプロジェクトマネージャーはより合理的な判断を行うことができます。

また、進捗が遅れている場合には、早期の対応が可能となり、最終的な目標達成のチャンスを広げることに繋がります。

予実管理表の具体的な内容

この表には、通常、以下のような情報が含まれます。

これらのデータを視覚的に理解しやすく整理することにより、全体像を簡単に把握できるようになります。

データの可視化は特に重要であり、グラフやチャートを用いることで、数字の意味を視覚的に捉えやすくすることができます。

これにより、関係者全員が同じ認識を持ちながら進行することができるようになります。

予実管理表を作成するときのポイント

予実管理表を作成する際の重要なポイントは、目的を明確にし、使いやすさを重視することです。予実管理表は業務の進捗を把握するために欠かせないツールであり、利用者にとって直感的に理解しやすいものである必要があります。

ここでは、予実管理表作成の際に留意すべき重要なポイントを詳しく説明します。

明確な目的を設定する

予実管理表を作成する際には、まずその目的をはっきりさせることが重要です。例えば、売上の達成度を確認したいのか、コストの管理を行いたいのかによって、表に含めるべきデータや記載の仕方が変わります。

目的が曖昧なまま作成を始めてしまうと、後になって表が使いにくくなり、必要な情報を見逃す可能性が高まります。

シンプルで直感的なデザインにする

予実管理表は多くのデータを含むため、見やすさを意識したデザインが求められます。例えば、カラーを使って項目ごとに視覚的に区別したり、重要な数字を太字で強調させたりすることで、一目で情報を把握しやすくなります。

また、過剰な装飾は逆に混乱を招くため、必要最低限のデザインにとどめることも大切です。

入れるべきデータを整理する

予実管理表には、予算、実績、差異などの主要項目を入れる必要がありますが、それに加えて、追加的な情報も考慮しましょう。例えば、各項目の予算対実績の達成率や、過去のデータとの比較を行うことで、より詳細な分析が可能になります。また、データは最新のものを反映させることが必須です。

関係者との連携を図る

予実管理表は一人で運用するものではなく、関係者との情報共有や連携が不可欠です。表を作成する時は、誰がどのデータを入力し、どのように利用するのかを明確にしておくことで、チーム全体で効率的に進行状況を把握しやすくなります。

定期的なレビューを設けることで、意見を交換し、改善点が生まれることも期待できます。

柔軟に更新・改善する

予実管理は状況に応じて変化するため、定期的な更新が必要です。特に、事業環境や目標が変わる場合は、予実管理表もそれに合わせて見直す必要があります。また、使用中のフィードバックを活用して、表の改善を行うことも重要です。

これにより、常に実用的で意味のあるツールを維持できます。

予実管理表をエクセルで作成する方法

予実管理表をExcelで作成する手順は、簡潔でありながらも非常に効果的な管理手法です。この方法をマスターすると、プロジェクトや予算の管理がスムーズになり、業務の効率化にもつながります。

まず初めに、Excelを使った予実管理表の基本的な構成を理解することが重要です。予実とは、予算と実績を指し、これを管理することで目標達成度を把握できるようになります。

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1. 基本的なフォーマットを作成する

実績シートと予算シートを作成します。実績と予算それぞれで、部門や商品など比較したい単位でシートを分けましょう。

縦軸として、売上、売上原価、販売費、営業利益、営業外費用などの勘定科目を表記します。

横軸には、年月を表記します。

実績は会計ソフトからダウンロードしたデータを取り込むと良いでしょう。

インプットシートを作る際のポイントは、横軸と縦軸を意識して作ることです。上記のように、横軸は「時間軸：月」が一般的です。

こうすると、レポート側で数字を呼び出すときに、横に式を伸ばすだけで、間違いなく数字を更新できるようにするためです。

以下にて、代表的な２つのレポートをご紹介します。

2. 数式を利用して計算を自動化する

Excelの最大の強みは数式を使って計算を自動化できることです。差異額を計算するための数式を設定しましょう。

インプットシートを作成する際に、同じ列と行の構成にしておくことで、引用するセルを1つ指定し、後は式をコピーするだけで、間違いなくデータを参照できるようになります。

差異や達成率を自動計算する式を入力します。例えば、差異は「=実績-予算」、達成率は「=実績/予算」などの式を使用します。

3. グラフを設定して視覚的に分析する

予実管理表にデータを入力した後は、視覚的に分かりやすいグラフを作成することもおすすめです。Excelの「挿入」タブから「グラフ」を選択し、予算と実績の比較をできる円グラフや棒グラフを簡単に作成できます。

このようにすると、視覚的にデータを把握することができ、コミュニケーションの向上にも寄与します。

4. 定期的に更新し、評価する

予実管理表は一度作成したら終わりではありません。定期的に実績を追記し、差異から得た教訓をフィードバックとして次の計画に活かすことが重要です。

こうすることで、業務の改善が図れ、目標に対するアプローチをより効果的に進められます。

以上の手順を踏むことで、Excelを用いた予実管理表を効率的に作成し、有効活用することができます。シンプルな作業でありながら、多くの業務やプロジェクトで役立つツールになることを期待しましょう。

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予実管理のプロセス

予実管理は、予算設定、実績記録、差異分析、改善策立案というサイクルで行います。このプロセスを継続的に実施することで、より精度の高い予算管理が可能になります。

予実管理を事業成長に活かしていくためには、フィードバックコントロールとフィードフォワードコントロールが大切です。

予算予測分析（フィードフォワードコントロール）

将来を予測しながら目標達成のための最善の行動となるように行動や戦略の修正をするためのコントロールをすることです。

予算に対する予測を比較しながら、今月の予算を達成するために組織として必要な先回り対応

を行います。

予算予測分析は、頻度を週次が望ましく、打ち手の効率を高められます。

予算実績分析（フィードバックコントロール）

事後的に目標と実績との差異を把握・分析し、改善に向けた行動修正をするためのコントロールをすることです。

戦略実行の結果としての実績を集計し、予算と比較分析することで目標との差分を把握し、今後のア

クションに活かします。

予算実績分析は予算予測分析よりも範囲/精度の高い分析を行うことが一般的ですので、頻度は月次で実行し、レポートを用いたコミュニケーションを行いましょう。

予実管理で陥りがちな失敗例

予実管理で陥りやすい失敗は、組織の効率と成果に影響を与える可能性があります。以下に、そんな失敗例をいくつか取り上げ、詳しく説明します。

目的の不明確さ

多くの企業は、予実管理を行う目的を明確にしていないため、実施しても効果が得られないケースがあります。例えば、予算策定の意図や目標の具体性が欠如していると、関係者間での情報共有や意思決定がスムーズに進まなくなることがあります。これにより、計画が不十分になり、結果的にビジネスの方向性がぶれる要因となります。

過剰なデータ収集

データは予実管理にとって非常に重要ですが、必要以上に多くの情報を収集すると、分析が困難になり、関係者を混乱させることがあります。例えば、各部門から詳細な数値を求めすぎると、実際に重要な指標を見落としてしまう場合があります。重要なのは、最も関連性のあるデータを選別し、見やすく整理することです。

データの更新遅れ

予実管理は、最新のデータに基づいて行われるべきですが、データの更新が遅れると、現状を正確に把握することができません。これにより、意思決定が遅れたり、誤った判断を下すリスクが高まります。データの更新を定期的に行い、常に最新の情報を反映させることが重要です。

過度に複雑な表設計

複雑な表は、一見すると詳細な情報を提供しているように見えますが、実際には理解しづらく、データの入力ミスや分析の遅れを招くことがあります。特に、複数の部門が関与する場合、情報の共有が難しくなり、全体の効率が低下する可能性があります。シンプルで使いやすい表設計を心がけ、誰でも簡単に理解できるようにすることが重要です。

分析結果の未活用

予実管理を通じて得られた分析結果は、経営判断において非常に価値のある情報です。しかし、これを活用しないまま放置してしまうケースが多く見受けられます。分析結果を積極的に活用することで、より効

果的な戦略を立てることができ、企業の競争力を高めることができます。

定期的なレビューの欠如

予実管理は一度行ったら終わりではありません。定期的にレビューを行わない場合、実際の進捗状況に応じて指標を見直すことができず、結果的に誤った判断を下すリスクが高まります。たとえば、四半期ごとの見直しを怠ると、それまでのデータが危機的な状況を物語っていても気づかないことがあります。このため、定期的な評価と修正が不可欠です。

ツールの不活用

Excelのような表計算ソフトは、予実管理に非常に役立ちますが、使用法が不適切な場合、その効果を十分に発揮できません。例えば、ファイルの共有がうまくいっていないと、一部の人だけが最新の情報を把握し、他のメンバーは古いデータに基づいて判断することになりかねません。正しくツールを活用し、チーム全体での情報共有を促進することが重要です。

シンプルで使いやすい表設計と、分析結果の積極的な活用が重要です。予実管理表は企業の財務健全性を維持するための重要なツールです。

まとめ

こうした状況に悩まされている企業も多く、「もっと効率よく予実管理ができたら…」と感じる場面も多いのではないでしょうか。
このような課題を抱えたままでは、事業の成長とともに管理の手間も増え、意思決定のスピードも鈍化してしまいます。
そこでおすすめなのが、予実管理システムの導入です。

弊社が提供する予実管理システム「Manageboard（マネージボード）」であれば、属人化しがちな実績集計・レポート作成のような業務を標準化し、誰でも簡単に正確かつ分かりやすいレポートを作成することが可能です。
手間や時間のかかる、レポート整形・確認作業に追われることなく、経営判断に活きる数字をタイムリーに確認できる体制が整います。

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