約50時間かかっていた予算管理業務を10時間に短縮!データ連携機能により、数字に自信を持った報告ができるように。

約50時間かかっていた予算管理業務を10時間に短縮!データ連携機能により、数字に自信を持った報告ができるように。

2024/07/08

株式会社ソリューションズ
又吉様・久保様

沖縄県浦添市で保育事業・福祉事業などを展開する株式会社ソリューションズ様。

実績の転記や予算の修正に時間と工数がかかり、分析まで手が回らないことが課題に感じていました。

Manageboard導入により、実績取り込みの大幅に工数を削減でき、予算の修正も簡単に行えるようになったことで十分な分析が実現できました。

詳しいお話を、同社の又吉様・久保様に伺いました。

実績の転記にかかる膨大な工数

貴社の事業について教えていただけますでしょうか。

弊社は、沖縄県にて、保育園運営事業・配食事業・児童発達支援・放課後等児童デイサービス事業などを展開しております。

Manageboard導入前の予実管理方法はどのようなものでしたか?

以前は、表計算ソフトを使って管理していました。

推移表の形で、部門別予算と勘定科目別予算のファイルをそれぞれ作成していました。

ただ、部門数が多いため、全ての部門の実績値を入れるだけでもかなりの工数がかかっており、実績との比較分析まで手が及んでいませんでした。

予実分析ができるように関数を組むなどして環境は構築していたものの、時間が取れず、実際に運用はできていませんでした。

Manageboard導入のきっかけはなんですか?

実績を予算のシートに転記する作業が最もストレスに感じており、その手間を軽減したいという思いが強かったため、API連携によってワンクリックで簡単に会計ソフトから実績が取り込める、という点が決め手となりました。

Manageboard導入時に苦労されたことはありましたか?

初期設定の段階からナレッジラボのサポート担当の方から丁寧な説明があったため、導入に際しての不安はあまりありませんでした。

実際に運用しはじめてからは、レポートなどで表現できることが多いので、逆にどこまで作り込めばいいのか迷ってしまうことはありましたね。

実績集計・修正予算作成のスピードアップ、正確な数値への信頼感

Manageboardの導入によって実感している効果について教えてください

大きな効果は、導入後、これまで約50時間ほどかかっていた予算管理に関わる業務の工数を、10時間ほどに短縮できたことです。

福祉事業では、サービス単価は厚生労働省が決めるのですが、新年度のサービス単価の発表が予算作成後になることも多く、そうなると新しい単価で予算を計算しなおす必要が出てきます。複数施設・複数事業があるため、単価の変更だけでもかなりの時間がかかっていました。

さらに、福祉事業では予算書(※)の作成も義務付けられているため、予算が変わると、数値を更新して予算書を作成し直し、稟議を通して…という工数も再度かかることになります。

結果、予算修正に時間と工数がかかりすぎて、分析まで手が回らない、という課題がありました。

しかし、Manageboard導入後は、数値更新にかかる手間が大きく削減されました。Manageboardでは、「詳細計画機能」という機能を用いて勘定科目の予算内訳を作成できます。弊社では、詳細計画機能を用いて、サービス単価や人数等を入力することによる売上の予算数値を算出しています。そのため、サービス単価の変更があった際にも該当の数字のみを変更するだけで、すぐに施設の売上数値に反映ができるようになりました。

(※)収入と支出の計画を記載して作成する一覧表。会計年度の開始日の前日までに代表が事業計画をもとに拠点ごとに資金収支予算書を作成し、取締役会の承認や決議、または評議委員会の承認を受ける必要がある。

※画像はManageboardの詳細計画画面のサンプルです

また、数字に間違いがない、合っているかの不安がないと言う点も嬉しい効果です。予実管理では信頼できる数字が重要です。これまでは手打ちだったため、分析結果を出しても、そもそもの数値が正しいのか不安がありました。

Manageboardでは、実績数値は会計ソフトからのAPI連携で正しい数値を取り込めますし、予算数値も関数崩れなどを心配することなく入力できます。

Manageboardは現在、どのように使われていますか?

API連携で毎月3〜4回実績データの取り込みを行っています。

まず、前月の数字が締まったら取り込み、人件費が確定したら取り込み、などタイミングごとで取り込みを行っています。ワンクリックで簡単に会計ソフトから実績データを連携できるおかげで、気楽に取り込み作業ができるようになった点は、心理的にとても大きな改善ポイントです。
また、実績を取り込めば着地見込みが自動でレポートに反映されるため、手入力が不要になった点も嬉しいです。

※画像はManageboardの標準レポート画面のサンプルです

レポートは、予実対比と前年比を見るためのレポートをよく使います。

前年以前の数字も会計ソフトからAPI連携しておけば手で打ち込まなくてもすぐに表示することができるのも嬉しいポイントです。これまで課題であった分析が、ほとんど工数をかけずにできるようになりました。

※画像はManageboardのカスタムレポート画面のサンプルです

Manageboardで、全社的に数字をもっとオープンに

今後Manageboardに期待することを教えていただけますか?

今はレポートに関するコメント機能はすでにありますが、予算を作成している中でコメントしたいことも多いので、月次計画画面にコメントを残せる機能が欲しいですね。

※当記事にてお客様よりご要望いただいている機能は、順次開発計画を検討し、改善を予定しております。

今後Manageboardに期待することを教えていただけますか?

今後は予算を閲覧できる社員を増やしていきたいです。
今は本社部門の方のみが閲覧権限を持っていますが、現場を管理する社員にも権限を付与することで、会社の数字をもっとオープンにしていけたらと考えています。

会社概要

株式会社ソリューションズ

沖縄県浦添市で保育園運営事業・配食事業・児童発達支援・放課後等児童デイサービス事業などを展開。
https://www.solutionz.co.jp/

※上記インタビュー内容は2024年5月21日時点の情報です。