株式会社ベアーズ
鶴岡様

1999年創業し、今年で25周年を迎えた、家事代行サービスのパイオニア企業である株式会社ベアーズ様。

以前は、表計算ソフトを用いて予実管理をされていました。その際、以下のような課題を抱えられていたとのことです。
・膨大な49部門の予実管理する上で、複雑な関数設定により、更新作業が属人化していた。
・表計算ソフトへのアクセス集中やフォーマット崩れによるエラーが起きていた。

Manageboardを導入することで、以下の改善を実現したそうです。
・更新作業の属人化が解消し、2日かかっていた更新作業が1日で完了するように。
・予実に関する情報が一元管理され、経営分析のスピードが格段にアップ。

詳しいお話を同社の鶴岡様に伺いました。

49部門の予実管理、表計算ソフトによる属人的で不安定な運用

―貴社の事業について教えてください。

弊社は、家事代行サービスのパイオニア企業として、1999年に創業しました。創業から25周年を迎え、家事代行・ハウスクリーニング・シッターサービス等の暮らしサポート事業に加え、ホテルやオフィスの清掃、企業の福利厚生支援などBtoB事業も展開しております。

―Manageboard導入前の予実管理方法について教えてください。

Manageboardを導入する以前は、表計算ソフトを使って予実管理をしていました。

現在、予実管理を行う粒度で49もの部門があり、それぞれの部門ごとに個別のシートを作成し、管理していました。シートは予算、実績、そしてその差異が一目で分かるような構成になっていました。
さらに、弊社では「予算コード」という独自の管理体系を持っていました。これは勘定科目よりもさらに細かく、例えば交通費でも「大阪出張費」のように具体的な項目に予算コードを割り振っていました。これらは経営企画部が全社の動きをコード検索で迅速に把握するために導入された文化でした。

毎月の実績更新作業は、各部門の仕訳帳から予算コードを基に関数で実績を取り込み、各部門長に確認してもらうという流れで、約2営業日かかっていました。

この複雑な集計作業はほぼ一人の担当者が担っていたため、属人化が非常に進んでいました。その担当者が不在になると集計業務が滞ってしまうという大きな課題を抱えていました。さらに、表計算ソフトの構造も複雑で、エラーやフォーマットの修正が見過ごされがちである上、複数人での同時アクセスによる読み込みエラーも発生していました。
予算外の追加の予算申請があると新しい予算コードを発行しなければならず、これも分析を複雑にしていた一因です。全体的に、非効率で不安定な運用状況だったと実感していました。

予実管理の属人化解消と効率化へ、連携性・直感操作が決め手

―Manageboard導入のきっかけはなんですか？

Manageboardの導入を考え始めた一番の大きなきっかけは、これまで複雑化していた予実管理の属人化を解消したいという強い思いがあったからです。

以前は、毎月の実績更新作業が特定の担当者に集中しており、その担当者が不在になると業務が滞ってしまうという大きな課題を抱えていました。この属人化は、会社にとって大きなリスクであり、標準化の必要性を強く感じていました。
そんな中で、将来的に会計ソフトをクラウドベースのSaaS型システムへ移行していく可能性を考慮したことも、Manageboard導入の大きな後押しとなりました。Manageboardは、そうしたクラウド会計システムとの連携性が良い予実管理ツールとして、自然と最も有力な候補として浮上しました。

また、現在利用している会計ソフトとのデータ連携においても、大きなメリットを感じました。これまでの表計算ソフトでの運用フローと非常に似ていて、CSVを使った実績連携の方法が無理なく運用できそうだと感じました。
特に、会計ソフトからエクスポートしたCSVファイルを、特別な変換や加工をすることなく、そのままManageboardにアップロードするだけで取込が完了するという点が非常に魅力的でした。
さらに、Manageboardのユーザーインターフェースが非常に分かりやすく、直感的に操作できそうだと感じたのも大きなポイントでした。視覚的にも情報が整理されているため、スムーズな導入と利用が見込めると判断しました。こうした使いやすさも、業務の標準化を進める上で非常に有利だと感じています。

独自の配賦基準を反映した本来の部門別損益を可視化

―Manageboardの活用状況について教えてください。

Manageboardは現在、合計29名のメンバーで利用しています。
内訳としては、経営企画・経理部門の5名のほかに、各部門長24名です。各部門長については、自部門の予実を閲覧できる権限設定にしています。

現在、Manageboardの機能を最大限に活かせるよう、予算策定の粒度や報告方法を調整している最中です。例えば、これまで表計算ソフトで複雑に処理していた独自の配賦基準があります。部門間での費用の振り替えであったり、コストセンターが一括で請け負っている共通費をプロフィットセンターにも割り振るといったものです。Manageboardでは「非財務項目」という機能で会計ソフトにはない数値情報を管理することができるため、弊社のような複雑な配賦基準の場合でも、レポート上で配賦後利益を確認することができています。
今後は、これらの特殊な計上方法も会計処理の段階で行うなど、根本的な運用改善を進めることで、Manageboardをよりスムーズに使えるようにしていく予定です。

―Manageboardのレポートをどのように活用されていますか？

Manageboardのレポートは、主に各部門長に自部門の予実状況を把握してもらう目的で活用しています。カスタムレポートでは配賦後の本来の損益を把握できる作りとなっているため、部門ごとにフォルダー分けをして、レポートを格納しています。

※図表は、弊社デモ環境での再現イメージで、株式会社ベアーズ様の実際の環境とは異なります。

各部門長に確認してもらう目的以外にも、経営会議や経理説明会などの報告資料としてもManageboardのレポートを活用しています。グラフなどの視覚的な要素が分かりやすく、数字や差異が伝わりやすいので、予算の上方・下方修正を検討する際の判断材料として非常に役立っています。

経営企画部門としても、各部門の実績をManageboard上ですぐに確認できるようになり、以前よりもスムーズに経営状況を把握できるようになったと感じています。今後は、現状の運用に合わせたカスタムレポートをさらに充実させ、より精度の高い分析ができるようにしていきたいと考えています。

予実集計を2日→1日へ短縮、属人化解消と分析スピード向上にも寄与

―Manageboardのレポートをどのように活用されていますか？

Manageboardを導入して、私たちが最も強く実感している効果は、やはり作業時間の劇的な短縮です。これまでは2営業日かかっていた月次の集計作業が、Manageboard導入後は1日で完了するようになりました。これは本当に画期的な変化です。

また、導入前の一番の課題であった属人化も解消されました。表計算ソフトでの運用で起きていた関数エラーの対応も不要になりましたし、数値が正確に反映されているかの心配がなくなりました。
手作業が大幅に減ったことで、全体的な業務効率が格段に向上したと感じています。以前は各ファイルに情報が散らばっていて、必要な情報にたどり着くのに苦労をしましたが、Manageboardでは予実に関する情報が一元管理され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになりました。
さらに、Manageboardではレポート上で実績数値をクリックすれば総勘定元帳が表示されるため、数値の詳細をすぐに確認できます。そのため、これまで試算表を開いて探しても分からなかったような情報も簡単に把握できるようになり、分析のスピードが格段に上がりました。