株式会社SHONAI
今野様　兼子様

山形庄内を拠点に、地方の可能性を世界に示すビジネスを展開する株式会社SHONAI様。「農業」「観光」から地方企業の「成長支援」「教育」まで幅広い事業を推進されている裏側には、ホールディングス会社である自社も含めてグループ会社計7社、約50チームにも及ぶ経営管理を一手に担う財務部門の尽力がありました。

そんな株式会社SHONAI様では、以前は表計算ソフトで行っていたグループ各社ごと、およびグループ全体での予実管理を、現在はManageboardで実施されています。Manageboardを導入する以前の予実管理の実態やシステム導入の決め手、導入後の運用や変化など、詳しいお話を同社の今野様・兼子様に伺いました。

50チームの予実を一人で。表計算ソフトでの管理で不足するリソース

―貴社の事業について教えてください。

「地方の可能性を世界経済とつなぐ」をミッションに、地方の経済成長の鍵である「農業」「観光」を基軸に、その現場で得た実践知を全国へ展開する地方企業の「成長支援」事業、そして次世代への投資である「教育」事業にも取り組み、新たな経済圏の創出に挑んでいます。

―Manageboard導入前の予実管理方法について教えてください。

以前は、株式会社SHONAIだけでなくグループ会社を含めた全社の予実管理を、一人で担当していました。私の役割は予実管理だけではなく、経理実務や資金調達といった財務全般も兼務している状況でした。

管理の粒度としては、「会社」の下に「事業部」があり、さらにその下に「チーム」があるという構造です。予算作成も予実の突合も、この最小単位である「チーム」ごとに行っていました。当時でもグループ全体を合わせると50チームほど存在しており、それら全ての数字を一人で集約する必要がありました。

具体的な運用としては、表計算ソフトを使用していました。会社・事業部・チーム単位での「当月の予実比較」と「当期の着地見込み」が分かるレポートを作成し、経営陣や各責任者に共有するというフローです。

毎月のスケジュールは非常にタイトでした。月次決算が締まるのが翌月の20日から25日頃なのですが、そこからわずか「プラス1営業日」で上記のレポートを完成させ、関係者に共有するようにしていました。たった1日で50チーム分のレポートを仕上げるためには、月次決算の締め作業と並行して、表計算ソフト側の準備を進める必要があります。部門やチームの変更、勘定科目の追加などに合わせて、マスタや関数を常にメンテナンスしなければなりません。会計ソフトから出力したデータを貼り付けるだけで完成するように準備していたつもりでも、いざ作業を始めると関数エラーが発生し、その修正に追われるといったことが頻繁に起きていました。改めて振り返ると、まさに綱渡りのような運用だったと思います。

作業から分析へ。「戦略」に時間を割くためのシステム化という決断

―Manageboard導入のきっかけはなんですか？

一番の理由は、システム化によってリソースを確保したかったことです。先ほど申し上げた通り、レポートを作成するだけで手一杯で、本来やるべき「数値に基づいた分析」や「戦略の立案」に時間を割くことができていませんでした。

また、事業部門との連携をスムーズにしたいという課題も深刻でした。予算策定の際は、財務部門で作成したフォーマットを各事業部に配布して数値を入力してもらうのですが、戻ってきたファイルを見ると関数が壊れていたり、勝手に行が追加されていたりすることが多々ありました。集計作業に入る前に、まずフォーマットの修正から始めなければならず、これには非常に苦労しました。

予実レポートの共有についても課題がありました。レポートを展開すると、事業部側から「この実績の内訳を知りたい」というリクエストが多く寄せられます。その都度、会計ソフトから総勘定元帳を出力し、人件費などの権限上見せられない情報を手作業で編集し、PDF化して送付していました。これでは財務部と事業部、双方にとって手間がかかります。

上記の課題を解決するために、予実管理システムの導入のほか、予実管理機能を持つ会計システムへの乗り換えの検討、他社の運用方法のヒアリングなどもしました。ところがシステム化している企業は意外と少なく、柔軟性の高いという理由で表計算ソフトを使っているケースがほとんどでした。

しかし、表計算ソフトを使い続けていては、我々が抱えている作業工数の負担や、属人的な運用によるリスクは永遠に解消されません。「今のやり方を変えなければ未来はない」と思い、システム導入を決断しました。数あるシステムの中でもManageboardを選んだ決め手は、圧倒的なUIの良さです。編集のしやすさや画面の見やすさ、特にレポート周りの機能が優れていると感じ、これなら課題を解決できそうと感じました。

表計算ソフトにはない分析力。現場とのさらなる連携を目指して

—Manageboardの導入によって実感している効果について教えてください。

まず、事業部門との連携が劇的に楽になりました。 Manageboardには細かい権限設定機能があるので、各グループ会社の事業責任者や必要に応じてチーム責任者などにもアカウントを付与しています。これにより、彼らはいつでも最新のレポートにアクセスできるようになりました。

特に効果を感じているのが「総勘定元帳参照機能」です。気になった実績数値をクリックすれば、元帳の明細まで瞬時に確認することができます。以前のように財務部門が元帳をPDF化したり、見せてはいけない項目を加工したりする必要は一切なくなりました。お互いのストレスや無駄な待ち時間が解消されたのは大きな成果です。

これにより、事業部門からの問い合わせの質も変わりました。以前は「なぜここの数値がこうなっているのか？」といった、データの正誤確認のような質問が多くを占めていました。しかし今では、「この費用は、実態に合わせてこちらの科目に紐づけるべきではないか？」といった、より本質的で建設的な議論ができるようになっています。

※図表は、弊社デモ環境での再現イメージで、株式会社SHONAI様の実際の環境とは異なります。

そして、最重要課題であった「リソースの確保」も実現できました。毎月必死で作っていたレポート作成業務は不要になり、会計ソフトから実績データを取り込んで更新ボタンを押すだけで、レポートが完成します。浮いた時間を使って、過去実績の深掘りや速報値の確認など、本来やりたかった数値分析に時間を使えるようになりました。

―Manageboardで気に入っている機能について教えてください。

導入の決め手でもあったレポート機能の見やすさについては、実際に運用してみて、表計算ソフトでは得られない利便性を日々実感しています。単に実績数値を並べて管理するだけであれば、表計算ソフトでも可能です。しかし、予算やKPIといった複数のデータを掛け合わせて「管理会計」を行うのであれば、専用システムであるManageboardの方が圧倒的に数値の確認や分析がしやすいと強く思います。

また、現在開発が進んでいる「詳細シート」という機能にも期待しています。これは直感的に計画作成ができる機能なのですが、これがあれば予算策定のフローをさらに進化させられると考えています。これまでは、各部門から集めた数値を財務部門がManageboardに転記するという運用でした。今後はこの機能を活用することで、部門長自身に直接Manageboard上で予算を入力してもらう運用へ移行できると考えています。そうなれば、より現場の意思が反映された予算策定が可能になり、全社的な計数意識の向上にもつながるはずです。