株式会社WEWORLD
上田様
日本語学校事業や大学・専門学校事業等、グループ会社5社のホールディングス会社の株式会社WEWORLD様。
以前は、予実管理をするためにMicrosoft Accessを使っていました。
- 急成長する会社のスピードに合わせた予実管理の運用が難しかったこと
- Microsoft Accessを扱える人材が少なく、属人化をしていたこと
を課題に感じていました。
Manageboardを導入してから、以下の改善を伺うことができました。
- レポート展開まで20営業日ほどかかっていたところ、7営業日ほどへと大幅短縮
- 学校長や部門長などの現場責任者も巻き込んだ運用で、異常値の早期発見が可能に
詳しいお話を同社の上田様に伺いました。
学校事業の急成長に比例して、煩雑さが増す予実管理
―貴社の事業について教えていただけますでしょうか。
弊社は、「世界の人々が共に学び、成長できる機会を創出する」というミッションを掲げ、教育事業・人材事業等を通じてグローバル人材育成のための、さまざまなサービスを提供しています。
―Manageboard導入前の予実管理方法はどのようなものでしたか？
導入以前は、Microsoft Accessを使って予実管理を行っていました。
ホールディングスである株式会社WEWORLDを含めて、グループ会社5社それぞれでマネーフォワードクラウド会計Plusを導入しており、毎月会計ソフトから出力した各社のデータをMicrosoft Accessに取り込むことで、予実の突合や集計をしていました。
集計に関しては、グループ会社ごとではなく、事業ごとの括りで行っています。1つの事業として見たい教室や部門が、会社をまたいで存在しているケースもあります。
そのため、Microsoft Aceess上で、各教室や部門をどの事業として振り分けるかを設定しているのですが、すべての集計作業後にこの設定の間違いに気づくこともあり、エンジニアに修正を依頼するということが多々ありました。
経営状況の可視化を目指して
―Manageboard導入のきっかけはなんですか？
投資ファンドである、日本産業推進機構様が弊社事業に参入後、ここ2年ほどで日本語学校事業を主に急成長と急拡大をしてきました。
その中で、日本産業推進機構様から経営状態の可視化ができていないという指摘が入ったこと、グループ会社や教室数が目まぐるしいスピードで増えていったことから、予実管理の方法や運用を見直す必要に迫られたことが、Manageboard導入の大きなきっかけです。
また、経営状態の可視化ができていないこと以外にも、会社の変化への柔軟な対応が難しいことや、Microsoft Accessを扱える人材が少なく担当のエンジニアに属人化していることなど、予実管理において課題に感じていたことは多くありました。
これらの課題を解決できる方法はないかと模索していた際に、マネーフォワードの担当者に相談をしたところ、Manageboardを紹介いただき、導入に至りました。
経営層に閉ざされた予実管理から、現場責任者も巻き込んだ予実管理に
―Manageboardの活用状況について教えてください。
私のほかにユーザーを16名招待して、Manageboardを活用しております。
16名のユーザーは主にレポートを見てもらう目的で招待しており、その内訳には、経営層やファンドの方のほかに、学校長や部門長などの各現場責任者も含まれています。
Manageboardを導入する以前は、会社の経営データは経営層のみに閉ざされた状態にありました。
そのため、学校長や部門長などの各現場責任者といった、本来は経営状況にアンテナを張るべきメンバーがその数値を把握できていませんでした。
経営状況が把握できていないと、会社のお金が無限にあるかのような感覚に陥り、経費を使うことへの感覚がズレてしまうと考えます。
Manageboardでは、様々なレイヤーに合わせてメンバーの権限を設定できるため、メンバーに手軽に経営状況を把握してもらえる・コスト意識を醸成できるという点で非常に便利に感じています。
Manageboard 権限設定画面のサンプルです
実際、現場責任者を予実管理に巻き込むようになって変わったこととして、異常値への気づきのスピードが著しく上がったことがあります。
会計データへの仕訳入力はシステムではなく人が行っているので、たまに部門のつけ間違いなどが発生します。そうしたミスなどによる異常値を、現場責任者がManageboardを通じて発見し、逐一報告してくれるようになったので、とても助かっています。
レポート展開が20営業日→7営業日と、約1/3までに短縮
―Manageboardの導入によって実感している効果について教えてください。
実感している効果は、関係者にレポート展開ができるまでのスピードが、とても早くなったことです。
Manageboardを導入する前は、会計が締まってからレポート作成に20営業日ほどを要しており、レポート展開できる頃には、翌月の会計がまもなく締まるというタイミングになってしまっていました。
今は作業日数が約1/3ほどに短縮し、だいたい7営業日ほどでレポート展開ができているため、タイムリーに情報を共有できるようになりました。
実績更新については、グループ会社5社分を簡易的に合算して取り込んでいます。
具体的には、
①会計ソフトから出力した5社分の仕訳データを、1つのCSVファイルにマージする
②グループ間取引で相殺が必要な金額分の連結消去仕訳を、CSVファイルに手入力で追加する
③上記のCSVファイルをManageboardに取り込む
という手順を取っています。
そのため、教室や部門の増加などがあった場合でも、この実績取り込み作業の工数が増えることがなくなったため、非常に楽になりました。
レポートは、主にManageboardに標準で装備されているレポートを使っています。具体的には、PLの着地見込みを見るものと、月次の予実差異を見るものの2種類です。
今まで「数字の可視化ができていない」と厳しく指摘をされていたファンドの方からも、「Manageboardのレポートは非常に見やすい」と好評です。
Manageboardの標準レポート画面のサンプルです
―Manageboardでお気に入りの機能があれば教えてください。
レポート上の各数値にコメントができる、セルコメント機能を積極的に使っています。
Excelなどのようにコメントを残す使い方だけでなく、メンション機能も活用しています。メンション機能を使うと、そのメンバーに、Manageboard内はもちろん、メールでも通知が届くため、とても便利だと感じています。
活用方法としては、実績の更新が完了し最新の予実管理データがレポート上で見られる状態になった際に、全メンバー宛てにセルコメントを使ってアナウンスしています。
経営層やファンドの方から、数値について確認事項がある場合も、セルコメントを使って質問が飛んできます。これにより、予実に関するコミュニケーションがManageboardに一元化され、効率が良いと感じています。
経営状況の可視化から展開、振り返りまで、経営層から現場責任者を巻き込んでManageboard上でできるようになり、非常に予実管理の質が上がったように感じています。
※ Microsoft AccessおよびExcelは、マイクロソフト グループの企業の商標です
会社概要
株式会社WEWORLD
日本語学校の運営などを行うグループ会社の経営管理、およびそれに付帯する業務を実施。
https://www.weworld.co.jp/
※上記インタビュー内容は2024年11月28日時点の情報です。
