長野県駒ヶ根市に本部を持ち、JICAからの受託事業などを行っておられる、公益社団法人青年海外協力協会様。公益社団法人という特性上、予算を±0に近い状態で使い切ることが重要となります。しかしながら、見込みと実績の数値に大幅なズレが生じるなどの問題に直面し、表計算ツールだけでの予実管理に限界を感じておられました。そのような状況を打開するためManageboardをご導入。会計ソフトとのCSV連携機能によって、数字の違和感やミスにも気付きやすくなったとのこと。詳しいお話を同協会の込谷様、松山様に伺いました。

ズレることが当たり前となりつつあった予実管理

―貴協会の事業について教えていただけますでしょうか

当協会は長野県駒ヶ根市に本部を持つ、内閣府認定の公益社団法人です。
市や県が関与している事業の運営を行う指定管理事業、公募案件の受託運営を行う事業、通所福祉サービスや就労支援サービスなどを行う福祉事業の3つを行っています。
また、本部のある長野県駒ヶ根市には、JICA青年海外協力隊の訓練施設があり、語学や予防接種、安全面の講習などを行っております。
拠点は大きく分けて9拠点あり、それに加えて総務などの事務局があります。

―これまではどのように予算管理をされていましたか？

表計算ソフトで予算管理を行っていました。一つの表計算ソフトファイルに、会計ソフトから抽出した実績データを転記し、同じファイルで予算の入力と管理を行っていました。
毎月第三水曜日に予算に関する会議があり、その1週間前に、予算の着地見込みと実績を各拠点の代表者に入力してもらっています。

―その際に抱えておられた課題について教えてください

着地見込みと決算の数値が大きくズレることが大きな課題としてありました。
月一で予算修正を実施しているのですが、月単位でも見込みと実績にズレが生じており、「なぜ先月から予実がこんなにズレているの…？」と差分の原因分析に時間を要していました。

毎月のそうしたズレが年間を通して積み重なり、3月～4月に固まった決算数値においても、見込みと実績に大きな誤差が生じていました。
もはや毎年ズレてしまうのが当たり前のような状態になっていたので、表計算ツールで予算管理を行うことには限界を感じ、何かしら手を打ちたいな、と考えていました。

また、集計した数字の根拠となるデータが各所に分散しており、「どこを調べれば必要な実績データが得られるのか」が把握しきれないことも課題でした。
予算のとりまとめにおいては、各拠点から数字が上がってくるまでに時間を要し、月次の会議までに私が数字の根拠を追いかける時間が十分に確保できずにいました。その結果、「数字の確からしさ」が分からないまま、出てきた数字を信じるしかないという状況に陥っていました。

チャットサポートも活用しながら導入

―Manageboard導入の決め手はどのようなところにありましたか？

3〜4社を比較して、Manageboardが価格面と機能面の観点でいちばん魅力的でした。
特に、当協会で使用している会計ソフト（PCA公益法人会計DX）に対応している点が一番の決め手となりました。
加えて、キャッシュフロー計算書が簡易的に見られる機能もポイントが高かったですね。

―導入に際して、苦労されたことはありましたか？

勘定科目や部門の設定などを細かな粒度で見ているということもあり、最初の環境設定には少し苦労しましたが、チャットサポートを活用しながら、うまく進めることができました。

―チャットサポートはよく利用されているのですか？

そうですね、他のサービスでもチャット機能はよく利用しています。Manageboardのチャットサポートは反応が早く、とても助かっています。

※画像はManageboardチャットサポート画面のサンプルです

摘要の確認で数字の違和感やミスを早期に解消

―導入によって予実管理はどのように変化しましたか？

会計ソフトの仕訳データをインポートするだけで実績が反映されるので、実績の数値を手軽に更新できるようになりました！
また、Manageboardのレポート機能では摘要欄を見られるようになったので、違和感やミスに気付きやすいところも良いですね。

※画像はManageboardの元帳画面のサンプルです

推移表の形式で予実のレポートが見られるところを特に気に入っています。
会計ソフト上だと実績データを推移表形式で見られないので、Manageboardでそのように見ることができる点はとても助かっています。

また、実績上だけではなく、計画を立てた段階でもキャッシュフロー予測を見られるようになったことも嬉しい変化です。

―協会内のみなさまからの反応はいかがですか？

会計ソフトからの転記作業が減り、見通し数値を入れるだけで良いという点で、予算入力をする各拠点の代表者から喜ばれています。
表計算ツールの頃と比較しても見やすくなっていますし、レポートの見やすさにおいても手ごたえを感じています。

表計算ソフトでの予実管理に限界を感じている人へ

―今後、Manageboardにご期待いただいているところについてお聞かせください。

コメント機能を期待しています。
当協会は今後、「拠点を増やしていく」という中長期的な事業強化の目標と並行し、予算管理を強化していきたいと考えております。そのためにも、見通しと実績にズレが起きた時や、数字の根拠を残していけるような機能を心待ちにしています。

また、各拠点での予算入力をさらにスムーズにしたいので、スプレッドシートからのデータ取り込み機能も導入していただけると嬉しいですね。

※当記事にてお客様よりご要望いただいている機能は、順次開発計画を検討し、改善を予定しております。

―「もしManageboardを他の方々にオススメするとしたら、どのような方にオススメしますか？

表計算ソフトの予算管理に限界を感じている人には是非使ってほしいですね。予実を大まかに管理したい人、細かく予算管理をしたい人、どのような粒度にも対応できるところも良いところだと思います！

会社概要

公益社団法人青年海外協力協会

市や県が関与している事業の運営を行う指定管理事業、公募案件の受託運営を行う事業、通所福祉サービスや就労支援サービスを提供する福祉事業等
https://www.joca.or.jp/

※上記インタビュー内容は2023年7月6日時点の情報です